Las empresas deben identificar qué procesos sale más rentable tecnificar y ver después cómo la tecnología puede mejorarlos. Más que la pura mecanización, se debe buscar la transformación de los procesos utilizando la tecnología. Las herramientas TIC han de dar soporte a los procedimientos, nunca condicionarlos.

Aparte de inversión en equipos y formación, se requiere una decidida voluntad de cambio, para adaptarse al nuevo paradigma digital.

Sea cual sea el alcance que quiera darle una empresa a la incorporación de TIC, debe de buscar el mejor asesoramiento para que las inversiones se produzcan en su adecuado momento y se tenga presente su retorno para evitar costes ocultos.

La aplicación de las TIC hace que una pyme pueda tener los mismos recursos aplicados a cada eslabón de la cadena de valor que una gran empresa.

Definir estrategia
“Hay una ley básica”, enuncia Ezequiel Sáenz: “Antes de pensar en la herramienta tienes que pensar en definir el proceso, y escribirlo en un papel. Entonces observas que gran parte de las deficiencias se deben, no a que no tuvieras la herramienta adecuada, sino al mismo proceso”. “Cuando se habla de alinear tecnología y negocio es justo eso”, esgrime César Mejías, director de Tecnología del despacho de abogados Garrigues, “tienes que tener claro cuál es la estrategia de tu negocio y cómo haces que la tecnología te ayude a cumplir esa estrategia. La única barrera es el tiempo y el coste”. “Lo esencial es saber detectar qué proceso es más rentable tecnificar”, resume Francisco García: “La pyme debe analizar su cadena de valor con ese fin”.

Tanto el sector de la consultoría como de la tecnología están dirigiendo su mirada hacia el mundo de la pyme. Paquetes estándar o soluciones a medida, todo está al alcance si la empresa sabe dónde buscar. Hay consultorías grandes, donde el tema de costes le veta la entrada normalmente a una empresa de pequeño tamaño, y consultoras pequeñas y muy especializadas en determinados sectores. Pasaron pues ya los tiempos de la aproximación amateur a este campo y del miedo a invertir en tecnología.

Las pymes españolas están incorporando decididamente ciertas tecnologías como ordenadores, PDA o conectividad de banda ancha. El elevado índice de penetración de la tecnología en el entorno empresarial español y el bajo puesto que el país detenta tradicionalmente en los diferentes rankings del desarrollo de la Sociedad de la Información (SI) lo explica Francisco García: “El problema está en el uso. La infraestructura está ahí pero las empresas no han acabado de integrarlas en su negocio y por tanto no les están sacando el partido que les podrían sacar”. “En el pasado”, relata Francisco García, “las pymes han acudido a empresas del sector y no ha habido una correcta comprensión de su negocio. Se han tratado de aplicar recetas estándar procedentes de compañías de mayor envergadura y al final las inversiones no han tenido el efecto que cabía esperar. Esto ha generado una cierta frustración”.

Con las ideas claras, la pyme sola o con ayuda de un consultor puede ya pensar en adquirir o implantar una herramienta para darle soporte. Se abren dos alternativas. Comprar en el mercado un paquete comercial o desarrollarlo a medida. Pymes que optan por comprar un paquete descubren contrariados que no se ajusta al proceso, “que son dos líneas paralelas que no convergen”. Como el paquete no se puede cambiar, adecuan el proceso a la herramienta, un gran error, pues la herramienta nunca debe condicionar el proceso. Un desarrollo a medida, en cambio, normalmente va a dar una mayor flexibilidad, pero solo si se es capaz de llevarlo o guiarlo correctamente.

Implementar soluciones
Hay que buscar entonces un socio adecuado en tamaño y en competencias, que dé confianza y garantías mediante contrato, y ser consciente de que la pyme va a tener que estar muy encima del proveedor, para lo que resulta recomendable que la pyme cuente con una persona que sepa sobre TI. “Lo ideal sería que tanto en el lado del cliente como en del proveedor de las TI hubiera personal que conociera el otro lado de alguna forma. Lo mismo pasa cuando se externaliza un servicio: hay que poner a alguien que entienda del negocio en el lado del proveedor” concluye Ezequiel Sáenz.

Una opción que ofrecen cada vez más consultoras y compañías proveedoras de tecnología, en línea con el fenómeno de la Web 2.0, que ve la Red como plataforma y el software más como un servicio que como un producto, son los paquetes de aplicaciones que se contratan y pagan por uso. “Tú te dedicas solo a tu core business y dejas las cuestiones de soporte a un proveedor”, explica el sistema Diego Pérez.

En palabras de Javier López, responsable de Desarrollo de Negocio del Grupo Isotader, la Web 2.0 representa “una de las vías esenciales para poder competir con empresas de mayor tradición y medios en la exportación”. Para Ezequiel Sáenz, “introduce sobre todo mejoras de carácter tecnológico y técnico, que se traducen en términos de eficiencia”, pero recomienda prudencia y analizar si suple carencias y necesidades antes de lanzarse a invertir en las posibilidades que ofrece.

Otra ancla que bloqueaba al empresario español era el miedo a las reducciones de plantilla. Transferir toda un área al proveedor garantiza el transvase de conocimiento y evita procesos de regulación de empleo. Al personal hay que involucrarlo, ya no en el cambio sino en la gestión del cambio. El resultado final le puede gustar más o menos, pero si se ha conseguido implicar al trabajador reconocerá y sabrá valorar su aportación, sea grande o pequeña. Involucrar al personal desde el principio redundará en que este cambio sea fluido. Una buena razón para convencer es que, en el entorno globalizado en que se mueven las empresas españolas, grandes o pequeñas, “si se incorporan dichas tecnologías, la empresa gana competitividad. Si no, simplemente desaparece”, en palabras de Francisco García.

La formación es fundamental en todo este cambio. César Mejías llega a cifrar el porcentaje del presupuesto necesario para una correcta formación de los empleados, antes, durante y después del cambio, en un 40% del total.

La revolución digital de la era Internet ha supuesto un cambio de tendencia en la arquitectura empresarial: si antes le era más rentable y ventajoso a una empresa desarrollar el mayor número posible de funciones, ahora se obtienen beneficios en descentralizar las tareas que menos aportan a su cadena de valor en fiables socios externos que comparten con ellos la necesidad de especializarse para ganar en competitividad. En este sentido, aplicar las TIC, en palabras de José Comesaña, supone, “primero, una ventaja en costos; segundo, no quedarse detrás de la competencia; y tercero, posicionarse en el mercado de empresas innovadoras”.

Documentación
Las tecnologías de la Sociedad de la Información en la empresa española
Ed. AETIC /Everis, 2007, 181 págs., en español

eEspaña: Informe anual sobre el desarrollo de la Sociedad de la Información en España
Ed. Fundación Orange, 2007, 313 págs., en español