Los Polo fueron unos mercaderes que iban a Constantinopla y Alejandría a proveerse de especias y seda para el Mediterráneo Oriental y que, gracias al aumento de su capacidad financiera, decidieron eliminar intermediarios e ir directamente a China.

Marco Polo, el primogénito de la familia, representa un antecedente histórico de la situación actual, en la que son frecuentes los viajes de negocios internacionales.

Y es que tanto en la antigüedad como ahora, el viaje de negocios tiene como razón de ser fundamental el contacto directo entre compradores y vendedores. Así, hace posible crear y mantener unos lazos comerciales fuertes.

En concreto, según una clasificación de los motivos por los que han viajado los españoles durante el año 2002, elaborada por el Instituto de Estudios Turísticos de la Secretaría de Estado de Comercio y Turismo, el 6% de los desplazamientos totales se debe al trabajo o los negocios en general.

Ahora bien, los viajes de negocios tienen una tipología tan amplia como las necesidades de la empresa.

• Viajes de trabajo: los organizados para visitar clientes, o los realizados por las firmas para trasladar personal nacional a filiales o para llevar a cabo servicios para los que han sido contratadas por empresas de otros países.
  También se pueden deber a la visita periódica de unos clientes concretos o a la asistencia y participación en exhibiciones y encuentros empresariales. Estos desplazamientos son habituales en cualquier empresa, sea cual sea su tamaño y sus posibilidades. Sin duda, de los diversos objetivos del viaje de negocios, la asistencia a ferias y foros profesionales sigue siendo el principal, fundamentalmente para las pequeñas y medianas empresas.

• Viajes promocionales y de incentivos: entre éstos se encuentran los organizados para prescriptores de opinión, clientes actuales o potenciales, o para los trabajadores, a modo de incentivo. En este caso, es interesante la experiencia de Cohn and Wolfe. Como nos apunta su directora en España, Rose de la Pascua, de estos viajes "lo fundamental es que permiten el contacto directo, un tú a tú entre la empresa y el grupo asistente que resulta siempre muy enriquecedor para ambos".

• Por otro lado, se encuentran los viajes de prospección de mercados o VIAPRO (ver glosario), cuyo objetivo es evaluar las posibilidades de vender un producto concreto en un mercado determinado, según la definición dada por Lázaro Hernández Muñoz en el Diccionario de Comercio Internacional.

• Asistencia a congresos: Entre los viajes de negocios está adquiriendo especial auge el realizado para asistir a congresos. La calidad de las instalaciones donde se celebra el congreso y los servicios que presta la empresa que las gestiona son esenciales para el buen desarrollo de este tipo de viaje.

Recientemente, el Palacio Euskalduna de Bilbao ha sido reconocido por la Asociación Internacional de Palacios de Congresos (AIPC) con el galardón Apex Award 2003 al mejor centro de congresos del mundo, la mayor distinción internacional de este tipo. Los elementos que se reconocen con este galardón son: el edificio, el equipamiento técnico, el catering, su localización y la gestión de su actividad.

 

La realización de viajes al exterior no es ya una posibilidad remota para empresas pequeñas y medianas. Actualmente, existen diversas fórmulas que permiten a las grandes agencias adaptarse a las exigencias de las pymes, "sin que, por ello, le suponga un coste altísimo", como apunta el director adjunto de ventas de Carlson Wagonlit España, Ignacio Costa.

Otra modalidad de servicio a las pymes son los Business Travel Centers, que atienden, bien por vía telefónica, bien por fax o correo electrónico, las peticiones de cada cliente concreto, del que se conocen no sólo ya sus destinos de viaje y los servicios complementarios que más frecuentemente requiere la empresa, sino también los gustos y necesidades personales (gastronómicas, medicación, etc.) del empleado que viaja.

Los implants, por su parte, son oficinas permanentes dentro de empresas cliente "que necesitan un servicio en tiempo real, por el volumen de desplazamientos de sus empleados. Estos implants, a su vez, facilitan que se diseñen viajes promocionales o que se presten servicios personales a los propios empleados a precios muy ventajosos", apunta Pilar González, la directora de comunicación de Carlson Wagonlit España.

Finalmente, también se ofrecen portales desde donde realizar peticiones detalladas de viajes en tiempo real: "En el caso de Carlson Wagonlit", prosigue, "estamos implantando estas soluciones en empresas cuyos empleados son usuarios avanzados de informática, ya que estamos todavía en un proceso vertiginoso de desarrollo de soluciones de software".

Elementos externos: obstáculos y ayudas
SARS: ¿globalización sanitaria en los viajes de negocios?
Si la Alta Edad Media tuvo en la expansión de la peste negra un freno al desarrollo de los viajes comerciales en los puertos del Mediterráneo, parece que a comienzos del siglo XXI, el Síndrome Respiratorio Agudo Grave (SARS, por sus siglas en inglés) o neumonía atípica es la primera enfermedad que ha afectado globalmente al comercio. Pero eso sí, la coordinación internacional de esfuerzos por parte de los diferentes Estados a través de la Organización Mundial de la Salud (OMS) ha conseguido que este problema esté actualmente controlado.

Desde que el pasado 10 de febrero la oficina pekinesa de la OMS recibiese la primera notificación sobre un caso de neumonía de diagnóstico desconocido en ese momento hasta que el SARS se convirtió en un fenómeno mediático mundial han pasado muchas cosas: la propagación de la enfermedad por grandes centros de negocios de Asia, como Shanghai, Pekín, Singapur o Hong Kong, o el de Toronto en Canadá; la coordinación de los sistemas nacionales de salud de todo el mundo; la cancelación temporal de multitud de viajes de negocios a estas zonas hasta el levantamiento, por parte de la OMS, de la prohibición de viajar a muchas áreas afectadas por la epidemia.

Esto ha provocado el uso intensivo de las tecnologías de la comunicación hasta unos puntos que se pensaban tan sólo como ciencia ficción. Así, las visitas de directivos a filiales asiáticas han dado paso al uso de chats y foros digitales, así como el planteamiento de visitas comerciales virtuales.

"Yo creo que algo coyuntural como el SARS va a suponer cambios a largo plazo en los viajes de negocios", señaló el consultor de Computercontact, Carlos Enrile, en el curso del seminario "Los mercados electrónicos como herramienta para la internacionalización de la empresa", organizado por el ICEX el pasado 21 de mayo en Madrid.

Apoyo del ICEX
El Instituto Español de Comercio Exterior es uno de los referentes veteranos del sector público español en cuanto que potencia diferentes instrumentos de promoción, en los que los aspectos relacionados con la preparación de viajes de negocios son importantes. En el portal se ofrece información detallada sobre ello.

Red de Oficinas Comerciales (Ofecomes)
El Estado español tiene una tupida red de oficinas diplomáticas y económicas y comerciales repartidas por todo el mundo. Estas representaciones pueden proporcionar al empresario español información sobre el país adonde viaja y asistencia en caso de situaciones extremas. Para ello es interesante también prestar atención a la sección Usos y costumbres de El Exportador Digital, donde se apuntan brevemente factores culturales y sociales propios del país que se analiza en la sección Mundo.

Actualmente, hay 88 Oficinas Económicas y Comerciales y prestan servicios de todo tipo a los empresarios españoles interesados en dirigirse al exterior. Para más información sobre su origen, puede consultar este artículo de El Exportador Digital.

Como podemos ver, las viejas rutas comerciales permanecen tan vigentes hoy como ayer; lo que ocurre es que están completando sus infraestructuras de ingeniería naval y civil con otras nuevas de telecomunicaciones.