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“Enviar información de la empresa“

Sara Navarro, diseñadora de calzado

Lo más importante en un viaje de negocios es programar, con tiempo suficiente, los objetivos del viaje, preparar las citas y entrevistas previamente y cerrar una agenda confirmada con los lugares y personas que se desea visitar.
También es fundamental preparar un equipaje cómodo, pero adecuado, y llevar en el bolso siempre una pequeña agenda o libreta donde apuntar cualquier observación, dirección, teléfono, etc. (todo en la misma libreta, para no dispersar la información).
Me parece indispensable enviar previamente información sobre tu empresa, productos o cualquier información que se considere relevante a las personas con las que te vas a reunir o a otras que te interesen. Un dossier es una buena carta de presentación si está enfocado a los objetivos que se
pretende lograr.
Por último, considero interesante contactar previamente con aquellas personas amigas o conocidas que te puedan dar información relacionada con los motivos de tu viaje, o de las personas o lugares que deseas visitar.

“Tener objetivos claros“

Gabino García, director comercial de Pikolinos

Timing: organizar cada parte del viaje con tiempos empleados y posibles alternativas si se dan cambios imprevistos durante el viaje.

Objetivos: hay que tener muy claro antes de partir, mediante reuniones del personal que va a realizar el viaje, qué se pretende conseguir con dicho viaje. Plantear punto por punto los objetivos y los medios para conseguirlos.

Documentación y materiales: es importante llevar toda la documentación preparada para utilizar durante las reuniones, billetes e información sobre hoteles. Resulta muy útil también una agenda electrónica con direcciones, teléfonos e información diversa sobre los clientes a visitar.

Preparación de las reuniones: planificación de cada una de las reuniones que se van a realizar durante el viaje (temas a tratar, negociaciones, problemas, acuerdos, resolución de conflictos que se puedan dar ...).

“No improvisar más de lo necesario”

Juan Ignacio de Burgos, consejero delegado de Bodegas López Hermanos

Tener los contactos previamente establecidos y concertadas las entrevistas.

Preparar con detalle la documentación a entregar. Muy cuidada en contenido y en forma, pero no excesiva en volumen.

Tener establecidos todos los programas. No improvisar más de lo necesario.

Procurar acudir a las reuniones habiendo descansado bien.

Alojarse en un hotel de un nivel en correspondencia con la mentalidad de nuestros contactos. Tan negativo es poco como mucho nivel.

Exactamente igual ocurre con los restaurantes y con la ropa.

Si hay que entregar muestras de productos, procurar hacerlo de forma cómoda para nuestro contacto.

“Preparar las reuniones”

Borja Zamácola, director de internacional de Neck & Neck

A la hora de hacer un viaje de negocios, uno de los puntos más importantes para que sea un éxito es llevar una buena programación del mismo. Para ello, siempre llevo una agenda ya cerrada de reuniones, donde intento reunirme con el máximo número de personas posible. Antes del viaje, hablo con cada uno de los clientes, y les envío una agenda de cuáles son los puntos a tratar durante nuestra reunión, para que así ambas partes podamos ir preparados a la reunión, y aprovechar al máximo el tiempo, que suele estar limitado.
También considero fundamental, en caso de que sea la primera vez que voy a ese país, realizar un buen estudio sobre ese mercado, enfocado mucho hacia la competencia: precios, ubicaciones, número de tiendas, etc.
Por último, siempre intento tener algo de tiempo libre, por si hace falta volver a tener una reunión, o para conocer un poco más las costumbres del país, aspecto que también me parece fundamental a la hora de hacer negocios.

“Agenda previa y detallada“

José García de la Rosa, socio director de Soitsa

Quizás resulte una obviedad, pero la mayor efectividad radica en una preparación previa detallada y minuciosa de una agenda abordable en el viaje. En esa agenda debemos considerar no sólo el tiempo efectivo que dedicamos al negocio, sino los tiempos de cortesía de cada reunión, cita o compromiso social a atender. Con ello, estamos valorando también factores culturales, a veces más importantes que cualquier otro. Es preferible prolongar la estancia o posponer una cita que surja a última hora a realizarla de forma excesivamente rápida o tensa, con continuas e inquietas miradas al reloj. Por otro lado, la preparación de las propias reuniones es también fundamental: si no se siente seguro en el idioma del país donde viaja, consulte los términos específicos que utilizará. Si usa su portátil para realizar presentaciones, debe tener especial cuidado con el escritorio; sus ficheros pueden mostrar que se relaciona con empresas competidoras entre sí aprovechando el viaje.

“Informarse sobre el país”

Rafael Cadarso, director de expansión y marketing de TUC-TUC

Es de vital importancia recopilar el mayor número de datos posibles sobre el país que se va a visitar por motivos empresariales, tanto de índole cultural como comercial, resaltando este último como uno de los más relevantes y a destacar. Esta información nos va a permitir indagar sobre cómo se concibe en ese país las negociaciones internacionales y qué posibilidades de negocio nos ofrece. El conocimiento de los canales de distribución es un factor clave y muy a tener en cuenta, ya que las ventajas o inconvenientes que este punto nos pueda aportar, serán determinantes en las negociaciones que in situ llevemos a cabo.
Por último, para afianzar el desembarco en el país objeto, es de gran trascendencia tener conocimiento sobre cómo está posicionada nuestra competencia, para así elaborar nuestro plan de viabilidad sobre unas bases reales y potenciar los valores diferenciales de nuestro producto.

“Prepararlo con tiempo“

Hugo Ogea, director general de Muchacha y Sortie des Classes

Es fundamental preparar un viaje de negocios con antelación, más cuando éste es en el ámbito internacional. Hay que preparar todo el tema de visados, ponerse en contacto con la embajada para ver la cultura del país, las relaciones institucionales y comerciales, y con la Cámara de Comercio para ver qué tipo de oportunidades existen en cada destino, informarse de las competencias de precios, y realizar una investigación de la situación actual del mercado al que uno se dirige.
Por último, tener constancia de la situación cultural y económica del país es imprescindible para poder abrir mercado y tener éxito garantizado en el mismo.