"Contar con un objetivo y un proyecto"

La pregunta es muy amplia. Cada viaje debe de tener un objetivo y un proyecto, teniendo en cuenta siempre la mentalidad y el poder adquisitivo del país en cuestión y estudiando de antemano a tus competidores. Tampoco hay que olvidar la experiencia del país en importar productos de otros, estaciones y climatología, además de sus costumbres y, por supuesto, saber si tu producto se adapta al país que visitas y actuar en consecuencia para que el objetivo del viaje sea rentable para la empresa.

"Conocer cómo está estructurado el mercado"

Respecto al país y su población es imprescindible considerar la moneda, climatología, población por regiones y ciudades, renta per capita... Nosotros, como asociación de empresas de productos para la infancia, también debemos tener en cuenta cifras sectoriales como el número de nacimientos y su evolución, volumen de consumo, producción nacional, cifras de importación y países, proveedores, etc. Tampoco debemos olvidarnos de su canal de distribución y las diferencias respecto al nuestro para llegar a conocer cómo está estructurado: las grandes superficies, centrales de compra, agentes comerciales, ferias, etc. Por último hay que destacar que cuando no se conoce el país, la realización de encuestas a compradores de gran volumen es muy importante.

"Asegurar las citas"

Todas las gestiones previas al viaje para determinar con quien queremos vernos son imprescindibles. Merece la pena dedicar tiempo y pedir ayuda, si es necesario, a organismos locales como cámaras de comercio, asociaciones profesionales u oficinas comerciales, para definir bien a nuestros interlocutores. Una vez seleccionadas las empresas o entidades con quien nos queremos entrevistar, es fundamental concertar todas las citas con antelación y asegurarnos de contactar con la persona adecuada. Llevar una nota previamente preparada muy clara y concisa con el motivo de la visita, objetivos y/o propuesta concreta. Se puede ver en conjunto y posteriormente dejarla como resumen de lo explicado personalmente. El seguimiento posterior e inmediato es, con frecuencia, decisivo para el éxito de los contactos realizados. Da muy buena imagen enviar una carta resumen concretando y aclarando lo tratado.

"Clima, cultura y costumbres"

La climatología del país es muy importante, sin olvidar su cultura y costumbres, porque para nosotros, que fabricamos prendas exteriores en punto y tela, debemos preparar y adecuar nuestra producción de acuerdo con el país al que nos dirijamos. También son datos imprescindibles la estabilidad política, las diferentes formas de pago y los costes de los medios de transporte (distribución) para saber si las ventas se realizan por CIF o FOB.

"Datos económicos y cultura"

Como primera acción contactar con la Cámara de Comercio para obtener información sobre potenciales clientes, agentes comerciales, tramitación de documentos, etc. Tampoco hay que olvidar datos sobre la economía del país y su cultura, renta per capita, artículos que posee, competencia, la moneda en función de las fluctuaciones que tenga, la climatología para analizar el producto y adecuarlo; y por supuesto el transporte de mercancía ya que, al ser el último eslabón de la cadena, su mal funcionamiento implica el fracaso de todo el trabajo, la información y los estudios realizados durante un largo período de tiempo.

"Hoteles bien situados y reservas confirmadas"

En primer lugar que el viaje, en cuanto a billetes se refiere, esté totalmente organizado, los billetes confirmados, aunque con la flexibilidad de poder cambiarlos, si surge cualquier imprevisto. Para las reservas de hotel lo más práctico es que éste se encuentre lo más cerca posible del lugar donde tendrá lugar la reunión y en el caso de existir varias localizaciones lo más próximo al de la primera reunión, evitando así empezar el día con retraso por la incidencia que ello comporta. En cuanto a cómo enfocar dichas reuniones en sí, se puede aprovechar el viaje para repasar, mentalmente mejor, cada uno de los encuentros con un pequeño esbozo de los temas a tratar y la estrategia a seguir. En el viaje de vuelta, antes de olvidar cualquier punto de los tratados, es muy útil tomar alguna nota y repasar las decisiones tomadas y acciones comprometidas.

"Hoteles con servicios adecuados"

Siempre intento que exista una orden del día de la reunión muy concreto y claro, ya que facilita que ésta sea rápida y eficaz. También es importante llevar documentaciones necesarias como los últimos e-mails sobre el tema en cuestión, actas de las reuniones anteriores... Por supuesto también son importantes los aspectos organizativos del viaje y más en concreto que los horarios de los medios de transporte estén bien planteados. Tema que no es nada fácil porque surgen enormes demoras y problemas, sobre todo con los aviones. Y por último considero necesario disponer de un hotel que tenga unos grados mínimos de comodidad y un servicio muy eficaz ya que, con mucha frecuencia, en las dependencias de los hoteles, se ultiman estrategias o se deciden medidas importantes para el ámbito empresarial.

"Buen hotel, tiempo libre e información"

- Que exista la posibilidad de realizar más de una acción de negocio.
- Tener opción a ir acompañado de mi mujer.
- Estancia en un hotel de reconocido prestigio con las condiciones técnicas necesarias para trabajar (Fax,
conexión Internet, etc.).
- Compatibilidad de las gestiones comerciales con tiempo libre para visitas culturales, compras...
- Atractivo del país de estancia.
- Conocimiento de la coyuntura económica y política del país para abrir nuevas líneas de negocio.