En la forma de saludo, lo mejor es esperar a que ellos tomen la iniciativa. Con negociadores extranjeros suelen utilizar un apretón de manos. En ocasiones formales realizan una reverencia.

El trato es muy formal. Se llama a las personas por su apellido, precedido de Mr. o Mrs. Cuando ya se conoce a la persona, se puede utilizar el sufijo san -significa Señor- después del apellido: por ejemplo, Obuchi-san (Mr. Obuchi). Nunca se deben usar nombres propios.

Son muy conservadores en la forma de vestir: trajes oscuros, camisas blancas, corbatas con pocos dibujos. En las reuniones de negocios, no se debe vestir ropa llamativa, ni ropa de sport, salvo que se venda moda.

Las tarjetas profesionales (meishi) son un elemento fundamental. Se intercambian al principio de la reunión y se considera un descortesía no ofrecerlas. Para entregarlas hay que usar las dos manos. Durante el tiempo que dure la reunión, las tarjetas deben dejarse encima de la mesa. No debe hacerse ninguna anotación en ellas.

El uso del tiempo es absolutamente rígido. Las reuniones empiezan y terminan exactamente a la hora prevista. En cada reunión solamente se discuten los asuntos que se han acordado en la agenda establecida con anterioridad. No cabe la improvisación, ni la flexibilidad en los temas a tratar.

Las negociaciones comienzan a un nivel ejecutivo elevado y continúan con mandos intermedios. Hay que tener en cuenta que la persona que lleva el peso de la negociación no suele ser la encargada de cerrar los acuerdos. Con ello, tratan de no establecer compromisos hasta que no tienen una visión total de la propuesta. Por otra parte, el proceso de toma de decisiones está muy jerarquizado y se realiza por consenso (ringi).

El lenguaje es muy ambiguo. Un "sí" (hai) solamente quiere decir que se escucha y se comprende la propuesta, pero no indica aceptación. Se evita decir "no" (iie) directamente. Las preguntas deben ser concretas, pero abiertas, para evitar que contesten con monosílabos. Hay que darles tiempo para hablar, y respetar sus silencios.

En la mayoría de las negociaciones hay una persona del equipo negociador japonés que toma la iniciativa. Suele ser un mando intermedio, que conoce muy bien el mercado y los competidores y que profundiza en las negociaciones de precios y cifras. Una vez identificado, es esencial establecer una buena relación con él.

En la relación comercial, está muy extendida la costumbre de cenar en restaurantes o acudir a bares de karaoke. Hay que dejar que sean ellos los que inviten primero. Aunque estos actos sociales son más bien para estrechar relaciones personales, también se utilizan para hablar y profundizar en las relaciones de negocios.

FUENTE: Global Marketing Strategies.